Cosa Fare Quando la Dogana Richiede Documenti Integrativi

Durante le procedure doganali, non poche aziende ricevono una notifica di richiesta di documenti integrativi dalla Dogana. È una situazione piuttosto comune, soprattutto per le spedizioni soggette a controllo documentale, controllo specializzato o con informazioni da verificare ulteriormente.

Se viene gestita con lentezza o i documenti sono incompleti, un'azienda può andare incontro a ritardi nello sdoganamento, sostenere costi di magazzinaggio, di piazzale e di sosta container e compromettere il piano di consegna.

Quindi, quali passi deve compiere un'azienda quando la Dogana richiede documenti integrativi? L'articolo seguente illustra in dettaglio il processo e i punti chiave per limitare i rischi.

Quando la Dogana Richiede Documenti Integrativi?

Durante un controllo documentale, la Dogana può chiedere all'azienda documenti integrativi quando:

• Il fascicolo di dichiarazione è incompleto.
• Le informazioni tra i documenti non sono coerenti.
• Il valore dichiarato deve essere verificato.
• Il codice HS deve essere chiarito.
• Manca una licenza o un documento specializzato.
• Vi sono dubbi sull'origine della merce.
• Il fascicolo non soddisfa ancora le norme di legge vigenti.

Una richiesta di documenti integrativi non significa che l'azienda abbia commesso una violazione, ma serve a garantire che le informazioni dichiarate siano accurate prima dello sdoganamento.

Documenti Richiesti più di Frequente

A seconda del tipo di merce e del caso specifico, la Dogana può richiedere:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Contratto di compravendita internazionale.
• Bill of Lading o Air Waybill.
• Certificato di origine (C/O).
• Catalogo prodotto.
• Scheda delle specifiche tecniche.
• Offerta o contratto di vendita.
• Documenti di pagamento.
• Licenza di importazione.
• Certificato di quarantena.
• Risultati del controllo qualità.
• Documenti relativi al valore o al codice HS.

L'azienda deve individuare con precisione quali documenti sono richiesti, così da prepararli per intero ed evitare invii ripetuti.

Il Processo per Gestire una Richiesta di Documenti Integrativi

Fase 1: Ricevi la Notifica dalla Dogana

La notifica può essere inviata tramite:

• Il sistema di dichiarazione doganale elettronica.
• Il funzionario doganale che gestisce il fascicolo.
• Un doganalista o uno spedizioniere.

L'azienda deve leggere con attenzione il contenuto per individuare:

• I documenti da integrare.
• I punti da chiarire.
• Il termine di presentazione.
• Le modalità di presentazione.

Fase 2: Controlla e Confronta i Documenti

• Dopo aver ricevuto la notifica, esamina l'intero fascicolo: Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, contratto, dichiarazione doganale, C/O, documenti di pagamento.
• Allo stesso tempo controlla: nome della merce, codice HS, quantità, peso, valore, condizioni di consegna (Incoterms) e dati di acquirente e venditore.

Un confronto accurato aiuta a individuare le discrepanze prima di ripresentare alla Dogana.

Fase 3: Prepara i Documenti Integrativi

A seconda della richiesta della Dogana, l'azienda deve preparare:

• Originali o copie come richiesto.
• Documenti giustificativi.
• Documentazione tecnica.
• Certificati del produttore.
• Documenti che comprovano il valore della transazione.
• Le licenze mancanti.

Se un documento è in lingua straniera, potrebbe essere necessaria la traduzione richiesta dall'autorità competente.

Fase 4: Redigi una Lettera Esplicativa (Se Necessario)

In molti casi, l'azienda deve predisporre una lettera esplicativa per chiarire:

• Il motivo di eventuali differenze tra i documenti.
• La base per la determinazione del codice HS.
• Il metodo di determinazione del valore in dogana.
• L'origine della merce.
• Altri aspetti relativi al fascicolo.

La lettera deve essere chiara e concisa, con i documenti giustificativi allegati.

Fase 5: Presenta Entro il Termine

Una volta completato, l'azienda deve presentare i documenti entro il termine indicato dalla Dogana. Una presentazione tardiva può comportare:

• Tempi di sdoganamento più lunghi.
• Costi di magazzinaggio e di piazzale.
• Ripercussioni sul piano di consegna.
• Un rischio maggiore di controllo aggiuntivo.

Fase 6: Collabora con la Dogana Durante l'Iter

Dopo aver ricevuto i documenti, la Dogana può:

• Richiedere ulteriori informazioni.
• Chiedere una spiegazione di persona.
• Ispezionare fisicamente la merce.
• Avviare una consultazione sul valore.
• Verificare il codice HS.

L'azienda dovrebbe collaborare in modo proattivo e rispondere con rapidità per ridurre i tempi di gestione.

Fase 7: Completa lo Sdoganamento

Quando il fascicolo è approvato e soddisfa pienamente i requisiti, la Dogana prosegue l'elaborazione della dichiarazione affinché la merce venga sdoganata. L'azienda dovrebbe conservare l'intero fascicolo per un eventuale controllo post-sdoganamento o per confronti successivi.

Cause Frequenti delle Richieste di Documenti Integrativi

Fascicolo incompleto

Il fascicolo presentato manca di:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• C/O.
• Licenza specializzata.

Informazioni incoerenti

• Quantità errata.
• Peso errato.
• Nome della merce errato.
• Condizioni di consegna errate.
• Unità di misura errata.

Codice HS errato

Applicare il codice HS errato può incidere su:

• L'aliquota daziaria.
• La politica di gestione della merce.
• Le condizioni di importazione.

Valore dichiarato non adeguato

Se il prezzo dichiarato è molto inferiore ai dati di riferimento, la Dogana può chiedere all'azienda documenti giustificativi.

Merce soggetta a gestione specializzata

Alcune merci richiedono: quarantena, controllo qualità, licenza di importazione e certificazione di conformità, e altro. Se sono incompleti, il fascicolo non verrà accettato.

Errori che le Aziende Devono Evitare

Molte aziende allungano i tempi di gestione perché:

• Non leggono con attenzione la richiesta della Dogana.
• Integrano documenti incompleti.
• Inviano la versione sbagliata di un documento.
• Non forniscono spiegazioni chiare.
• Rispondono con lentezza.
• Non confrontano i documenti prima dell'invio.

Questi errori possono costringere a integrare il fascicolo più volte, aumentando i costi e incidendo sui tempi di consegna.

Consigli per Limitare le Richieste di Integrazione

Per ridurre il rischio di richieste di documenti integrativi, un'azienda dovrebbe:

• Preparare documenti completi prima della dichiarazione.
• Controllare la coerenza tra i documenti.
• Applicare il codice HS corretto.
• Dichiarare in modo veritiero e accurato.
• Tenere pronti catalogo e documentazione tecnica per le merci specifiche.
• Aggiornarsi sulle nuove norme doganali e di gestione specializzata.
• Collaborare con un doganalista o uno spedizioniere esperto.

Standardizzare i processi interni riduce sensibilmente i tempi di gestione e limita i costi aggiuntivi.

Conclusione

Una richiesta doganale di documenti integrativi è un processo di verifica volto a garantire accuratezza e trasparenza. Se comprendi il processo, prepari documenti completi e collabori tempestivamente con la Dogana, la gestione sarà rapida e limiterà l'impatto sul piano di consegna.

Investire in un processo di controllo documentale, aggiornarsi sulle nuove norme e collaborare con un fornitore logistico o un doganalista esperto aiuta a ridurre i rischi, contenere i costi e migliorare l'efficienza dell'import-export.

Se cerchi un fornitore affidabile e di qualità di servizi di dichiarazione doganale completi, contatta subito Embassy Freight al numero: 0936 911 656 per ricevere consulenza e preventivo nel più breve tempo!

Ti serve un preventivo di spedizione?

Embassy Freight offre trasporto marittimo, aereo e sdoganamento completo. Richiedi un preventivo gratuito o scopri i nostri servizi.