Cosa Fare Quando la Dogana Chiede Documenti Integrativi

Durante le procedure doganali, molte aziende ricevono dall'autorità doganale una richiesta di documenti integrativi. È una situazione piuttosto comune, soprattutto per spedizioni soggette a controllo documentale, controllo specializzato o con informazioni da verificare ulteriormente. Se gestita con lentezza o con documentazione incompleta, l'azienda può andare incontro a ritardi nello sdoganamento, costi aggiuntivi di deposito, di piazzale e di container, con ripercussioni sul piano delle consegne.

Quindi quali passi deve compiere un'azienda quando la Dogana chiede documenti integrativi? L'articolo che segue offre una guida dettagliata al processo di gestione e ai punti chiave per ridurre i rischi.

Quando la Dogana Chiede Documenti Integrativi?

Durante il controllo documentale, l'autorità doganale può chiedere all'azienda documenti aggiuntivi quando:

• La documentazione di dichiarazione è incompleta.
• Le informazioni tra i documenti non sono coerenti.
• Occorre verificare il valore dichiarato.
• Occorre chiarire il codice HS.
• Manca una licenza o un documento specializzato.
• Vi sono dubbi sull'origine della merce.
• La documentazione non soddisfa ancora le norme vigenti.

Una richiesta di documenti integrativi non significa che l'azienda abbia commesso un'infrazione: serve a garantire che le informazioni dichiarate siano accurate prima dello sdoganamento.

Documenti Richiesti più di Frequente

A seconda del tipo di merce e del caso specifico, la Dogana può richiedere in via integrativa:

• Commercial Invoice.
• Packing List.
• Contratto di commercio estero.
• Bill of Lading o Air Waybill.
• Certificato di Origine (C/O).
• Catalogo prodotti.
• Scheda tecnica.
• Preventivo o contratto di vendita.
• Documenti di pagamento.
• Licenza di importazione.
• Certificato di quarantena.
• Risultati del controllo qualità.
• Documenti relativi al valore o al codice HS.

Le aziende devono individuare con esattezza i documenti richiesti per prepararli in modo completo ed evitare più cicli di presentazione.

Il Processo per Gestire una Richiesta di Documenti Integrativi

Fase 1: Ricevere la Notifica dalla Dogana

La notifica può essere inviata tramite:

• Il sistema di dichiarazione doganale elettronica.
• Il funzionario doganale incaricato della pratica.
• Lo spedizioniere doganale o il Freight Forwarder.

Le aziende devono leggere con attenzione il contenuto per individuare:

• I documenti da integrare.
• I punti da chiarire.
• Il termine di presentazione.
• Le modalità di presentazione.

Fase 2: Verificare e Confrontare i Documenti

• Dopo aver ricevuto la notifica, riesaminare l'intero set documentale: Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, contratto, dichiarazione doganale, C/O, documenti di pagamento.
• Allo stesso tempo verificare: nome della merce, codice HS, quantità, peso, valore, condizioni di resa (Incoterms) e dati di acquirente e venditore.

Un confronto accurato aiuta a individuare le discrepanze prima di ripresentare la documentazione alla Dogana.

Fase 3: Preparare i Documenti Integrativi

A seconda della richiesta doganale, le aziende devono predisporre:

• Originali o copie come previsto.
• Documenti di chiarimento.
• Documentazione tecnica.
• Certificati del produttore.
• Documenti che comprovano il valore della transazione.
• Le licenze mancanti.

Se i documenti sono in lingua straniera, può essere necessaria una traduzione su richiesta dell'autorità competente.

Fase 4: Redigere una Lettera di Chiarimento (Se Necessario)

In molti casi le aziende devono redigere una lettera di chiarimento per spiegare:

• Il motivo delle discrepanze tra i documenti.
• Il fondamento per la determinazione del codice HS.
• Il metodo usato per determinare il valore in dogana.
• L'origine della merce.
• Altri aspetti relativi alla documentazione.

La lettera deve essere chiara, concisa e corredata di documenti giustificativi.

Fase 5: Presentare i Documenti nei Termini

Una volta completata, le aziende devono presentare la documentazione entro il termine fissato dalla Dogana. Una presentazione tardiva può comportare:

• Tempi di sdoganamento prolungati.
• Costi aggiuntivi di deposito e di piazzale.
• Ripercussioni sul piano delle consegne.
• Un maggior rischio di ulteriori controlli.

Fase 6: Collaborare con la Dogana Durante la Lavorazione

Dopo aver ricevuto i documenti, la Dogana può:

• Richiedere ulteriori informazioni.
• Chiedere un chiarimento diretto.
• Ispezionare fisicamente la merce.
• Condurre una consultazione sul valore.
• Verificare il codice HS.

Le aziende dovrebbero collaborare in modo proattivo e rispondere rapidamente per accorciare i tempi di lavorazione.

Fase 7: Completare lo Sdoganamento

Una volta approvata la documentazione e soddisfatti tutti i requisiti, la Dogana prosegue con la lavorazione della dichiarazione affinché la merce venga sdoganata. Le aziende dovrebbero conservare tutti i documenti per i controlli post-sdoganamento o per eventuali confronti futuri.

Cause Frequenti delle Richieste di Documenti Integrativi

Documentazione incompleta

Alla documentazione presentata manca:

• La Commercial Invoice.
• La Packing List.
• Il C/O.
• Una licenza specializzata.

Informazioni non coerenti

• Quantità errata.
• Peso errato.
• Nome della merce errato.
• Condizioni di resa errate.
• Unità di misura errata.

Codice HS errato

Applicare un codice HS errato può incidere su:

• L'aliquota d'imposta.
• La politica di gestione della merce.
• Le condizioni di importazione.

Valore dichiarato non appropriato

Se il valore dichiarato è molto inferiore ai dati di riferimento, la Dogana può chiedere all'azienda documenti giustificativi.

Merce soggetta a gestione specializzata

Alcune merci richiedono: quarantena, controllo qualità, licenza di importazione, certificazione di conformità e altro. Se incompleti, la documentazione non verrà accettata.

Errori che le Aziende Dovrebbero Evitare

Molte aziende allungano i tempi di lavorazione perché:

• Non leggono con attenzione la richiesta della Dogana.
• Presentano documenti incompleti.
• Inviano la versione sbagliata di un documento.
• Non forniscono chiarimenti chiari.
• Rispondono con lentezza.
• Non confrontano i documenti prima di presentarli.

Questi errori possono costringere a integrare la documentazione più volte, aumentando i costi e incidendo sui tempi di consegna.

Consigli per Ridurre le Richieste di Documenti Integrativi

Per ridurre il rischio di richieste di documenti integrativi, le aziende dovrebbero:

• Preparare una documentazione completa prima di dichiarare.
• Verificare la coerenza tra tutti i documenti.
• Applicare il codice HS corretto.
• Dichiarare in modo veritiero e accurato.
• Tenere pronti cataloghi e documenti tecnici per le merci particolari.
• Aggiornarsi sulle nuove norme doganali e di gestione specializzata.
• Collaborare con uno spedizioniere doganale o un Freight Forwarder esperto.

Standardizzare i processi interni riduce sensibilmente i tempi di lavorazione e limita i costi aggiuntivi.

Conclusione

La richiesta doganale di documenti integrativi è un processo di controllo volto a garantire accuratezza e trasparenza. Se si conosce il processo, si prepara una documentazione completa e ci si coordina prontamente con l'autorità doganale, la questione si risolverà rapidamente con un impatto minimo sui tempi di consegna.

Investire in un processo di verifica dei documenti, aggiornarsi sulle nuove norme e collaborare con un fornitore logistico o uno spedizioniere doganale esperto aiuta a ridurre i rischi, risparmiare sui costi e migliorare l'efficienza delle operazioni di import-export. Se cerchi un fornitore affidabile e di qualità di servizi di dichiarazione doganale dalla A alla Z, contatta subito Embassy Freight al numero Hotline: 0936 911 656 per ricevere quanto prima consulenza e preventivo!

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