Come Verificare un Partner Estero Prima del Contratto

Nell'import-export, trovare un cliente o un fornitore estero è il primo passo, ma verificare l'affidabilità del partner prima di firmare il contratto conta ancora di più. Nella pratica, molte aziende hanno perso merce, denaro o affrontato controversie prolungate per aver firmato un contratto con un partner privo di capacità o con segnali di frode.

Basta dedicare un po' più di tempo a verificare, valutare la capacità finanziaria e controllare lo storico delle transazioni perché un'azienda riduca in modo significativo i rischi della cooperazione internazionale. L'articolo che segue illustra 10 modi per verificare un partner estero prima di firmare il contratto, per aiutare le aziende a operare in modo più sicuro ed efficace.

Perché Verificare un Partner Prima di Firmare il Contratto?

Un contratto di valore elevato con un partner poco affidabile può portare a: mancato pagamento nei termini, mancata consegna secondo gli impegni, consegna di scarsa qualità, ritardi, controversie legali, perdita della caparra, danni alla reputazione e altro. Verificare un partner prima di firmare è un passaggio importante nella gestione del rischio commerciale internazionale.

1. Verificare i Dati di Registrazione dell'Impresa

Per prima cosa, verifica le informazioni di base come: la denominazione legale dell'azienda, il numero di registrazione, l'indirizzo della sede, l'anno di costituzione, il rappresentante legale, lo stato di attività e altro. Il confronto con l'ente di registrazione delle imprese del Paese di riferimento aiuta a stabilire se l'azienda opera legalmente.

2. Verificare Sito Web ed Email dell'Azienda

Un'azienda affidabile ha di norma:

• Un sito web professionale.
• Recapiti chiari.
• Un indirizzo d'ufficio preciso.
• Una presentazione completa di prodotti e servizi.
• Una privacy policy e condizioni di transazione.

Inoltre, è preferibile operare tramite un'email sul dominio aziendale anziché con indirizzi email gratuiti.

3. Verificare Indirizzo e Recapiti

Le aziende dovrebbero controllare:

• Se l'indirizzo esiste davvero.
• Il numero di telefono fisso.
• L'ufficio di rappresentanza.
• Il magazzino o lo stabilimento (se presente).

Se necessario, si può chiedere al partner di fornire foto o video dell'ufficio e dello stabilimento per aumentare l'affidabilità.

4. Valutare gli Anni di Attività

Un'azienda con molti anni di attività ha di solito:

• Processi di lavoro stabili.
• Numerosi clienti.
• Esperienza di import-export.
• Una migliore capacità di gestire i rischi.

Tuttavia, un'azienda di recente costituzione non è necessariamente inaffidabile. L'importante è valutare anche altri fattori come la capacità produttiva e i documenti legali.

5. Verificare Certificazioni e Standard

A seconda del settore, si può chiedere al partner di fornire: ISO 9001, ISO 14001, HACCP, GMP, CE, FDA, BRC, FSC, PEFC e altro. Le certificazioni aiutano a valutare il livello di conformità agli standard di qualità e di gestione dell'azienda.

6. Informarsi sullo Storico delle Transazioni

Ove possibile, informati su:

• In quali mercati il partner ha esportato.
• Se ha partecipato a fiere internazionali.
• Se ha clienti di rilievo.
• Se ha esperienza con aziende vietnamite.

Uno storico stabile è di norma un segnale positivo di capacità e affidabilità.

7. Verificare la Capacità Finanziaria

Per i contratti di valore elevato, è bene valutare: la dimensione dell'attività, la solvibilità, la capacità produttiva, il fatturato (se verificabile), il numero di dipendenti, lo stabilimento e le linee di produzione e altro. Ciò aiuta a limitare il rischio di un partner incapace di eseguire il contratto.

8. Comunicare Direttamente con il Partner

Una riunione online può aiutare l'azienda a: verificare il rappresentante, comprendere il processo di lavoro, valutare le capacità comunicative, chiarire le clausole contrattuali e altro. Se il partner evita di continuo gli incontri online o non fornisce informazioni di base, è bene procedere con prudenza.

9. Verificare le Condizioni di Pagamento

Non accettare subito condizioni di pagamento ad alto rischio. Occorre valutare: T/T, L/C, D/P, D/A, l'entità della caparra, il momento del pagamento e altro. Per la prima transazione, è bene scegliere un metodo di pagamento con un livello di sicurezza adeguato al valore del contratto e all'affidabilità del partner.

10. Verificare il Contratto di Compravendita Estero

Prima di firmare, rivedi con attenzione: le informazioni delle parti, il nome della merce, le specifiche, la quantità, il prezzo unitario, le condizioni di consegna (Incoterms® 2020), le condizioni di pagamento, i tempi di consegna, la clausola di garanzia, la clausola di risoluzione delle controversie, la legge applicabile, la clausola di forza maggiore e altro. Se il contratto è di valore elevato, è bene consultare un esperto legale o un consulente di commercio internazionale.

Segnali d'Allarme di un Partner a Rischio

Durante il rapporto, l'azienda deve prestare attenzione se il partner presenta comportamenti come:

• Spingere a firmare il contratto troppo in fretta.
• Chiedere il bonifico su un conto personale.
• Cambiare spesso i dati bancari.
• Usare un'email non sul dominio aziendale.
• Un sito web approssimativo o creato di recente.
• Non fornire la licenza commerciale.
• Offrire prezzi insolitamente bassi rispetto al mercato.
• Rifiutare di fornire informazioni legali o documenti aziendali.

Se compaiono più segnali insieme, è bene verificare con attenzione prima di proseguire la transazione.

Alcuni Consigli per Ridurre i Rischi

Per aumentare la sicurezza nelle transazioni internazionali, le aziende dovrebbero:

• Verificare il partner da più fonti di informazione.
• Richiedere una copia della licenza commerciale.
• Conservare tutte le email e i documenti scambiati.
• Concordare con chiarezza condizioni di consegna e pagamento.
• Firmare il contratto per iscritto.
• Assicurare la merce per le spedizioni di valore elevato.
• Collaborare con un Freight Forwarder e una banca esperti nei pagamenti internazionali.

Conclusione

Verificare un partner estero prima di firmare il contratto è un passaggio importante per prevenire i rischi nell'import-export. Anziché guardare solo al prezzo, occorre valutare in modo complessivo la posizione giuridica, la capacità finanziaria, l'esperienza, il metodo di pagamento e le clausole contrattuali.

Un processo di due diligence sul partner ben strutturato non solo aiuta a limitare le controversie e a ridurre il rischio di frode, ma pone anche le basi per una cooperazione duratura, solida ed efficace sui mercati internazionali. Se cerchi un fornitore affidabile e di qualità di servizi doganali dalla A alla Z, contatta Embassy Freight al numero Hotline: 0936 911 656 per ricevere al più presto consulenza e preventivo!

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